Como se anunció en Congreso CISA
2015, el pasado noviembre, se ha terminado el diseño básico de un modelo que
próximamente se pondrá a la disposición de todos los miembros de APROCAL. El
Comité que se hizo cargo de diseñar este modelo ya completó el diseño básico y
ahora se probará en una etapa piloto, con el propósito de reducir las posibles
deficiencias que se hayan introducido en los cálculos.
El objetivo de este modelo es
tener la capacidad de calcular, al menos como un rango, cuanto personal
requiere tener un departamento de compras, de acuerdo con la carga de trabajo
que se puede prever. Eso permitiría, sobre todo cuando las condiciones de
abastecimiento se modifiquen o cuando se adquieren nuevas responsabilidades,
tener la posibilidad de prever cuánto personal se requerirán, contratarlo y
entrenarlo sin necesidad de pasar por una época de ensayo y error, mientras que
se adapta el personal a las nuevas condiciones
con sobrecargas de trabajo y demérito de la calidad de la compra.
El tema no es simple. No basta
una mera "regla de tres" para definir cuánto personal adicional se va
a requerir. Por ejemplo, si la empresa adquiere un nuevo negocio, que significa
aumentar las compras en un 80% (en dinero), no es cierto que por cada 10
compradores ahora tendremos que tener 18. Puede ocurrir que en lo que se está
comprando sea lo mismo que se ha comprado siempre, con lo cual el aumento del
personal sería mucho menor, o también podría ocurrir que se estén asumiendo
compras que, para la empresa, serían totalmente nuevas y que requieren de una
adaptación importante para entender a nuevos proveedores, nuevos operadores
logísticos, incluso la operación en países en los que antes no se había trabajado.
Al alimentar el modelo se
utilizarían las estadísticas de compras de la empresa y el criterio de los
ejecutivos de esta área. Obviamente, el modelo no deberá dar un resultado fijo.
Después de una primera pasada, se llegaría a un número de personas requeridas
para la operación. Pero, antes de hacer contrataciones o entrenar personal,
valdría la pena hacer un análisis de sensibilidad de los supuestos que se
tomaron para operar el modelo. En otras palabras, revisar qué ocurre si algunos
de los supuestos no se cumplen.
Aquellos de ustedes que
asistieron al Congreso CISA 2015 ya
tienen una idea del modelo. Para aquellos que no pudieron asistir, a
continuación haremos una breve descripción de lo que el modelo contiene.
La base del modelo es una tabla
de Excel. En la primera columna, cada renglón es una categoría de compras.
Cosas como, por ejemplo, materias primas, consumibles, perecederos, bienes de
capital tradicionales, bienes de capital complejos, refacciones, etc. El
usuario puede modificar cada uno de esos renglones de acuerdo a sus
necesidades. El modelo está diseñado de manera que se puedan intercalar nuevas
categorías sin necesidad de hacer cambios en los cálculos.
La siguiente columna permite
dividir la información que se va a capturar en dos niveles: el nivel máximo
previsto de requerimiento de personal y el nivel mínimo previsto del mismo. Una
vez más, queda a criterio del usuario usar o no esta facilidad. Las siguientes
columnas son para capturar nuestra estimación del tiempo dedicado a diferentes
aspectos del proceso de compra. En ellas, se anotarían asuntos tales como
entendimiento del usuario, ubicación de proveedores, selección y licitación,
seguimiento, recepción y aceptación de lo comprado, y pago. Una vez más, el
usuario puede intercalar nuevas columnas si le resulta necesario. En las celdas
formadas por la intersección de columnas y renglones, se pondrían la cantidad
en horas que se dedicarían en esas actividades. Por ejemplo, si estamos
hablando de compra de materia prima, cuánto tiempo se dedicarían como máximo a
la ubicación de un nuevo proveedor y cuanto como mínimo. En todas las columnas
que aquí se están describiendo, se está haciendo la suposición de que se trata
de compras que se hacen por primera vez. Más adelante, el propio modelo permite
incorporar el tiempo que se dedica a compras de productos o servicios conocidos.
La siguiente columna es para
colocar el número de órdenes de compra que se llevan a cabo anualmente en esa
categoría. En otras dos columnas hay que colocar que el porcentaje de las
compras totales en esa categoría ocurren por primera vez, y qué porcentaje del
tiempo dedicado a una compra de primera vez es el que se ocupa en las compras
de rutina. Hay otras columnas que el usuario no tiene que completar, porque el
modelo las usa para hacer cálculos. Al modelo hay que incorporarle otros dos
supuestos: cuántas son las horas nominales del personal de compras en un año
(reduciendo los tiempos de vacaciones y una suposición de ausencias
justificadas por enfermedad o situaciones similares) y, en otra celda, cuánto
del tiempo disponible del personal de compras se dedica efectivamente a esta
labor, quitando el tiempo dedicado a labores administrativas, de entrenamiento,
de comunicación y juntas, y otras que pudieran ocurrir.
Al completar información el
modelo suma el total de horas y de personas que requerirá la labor de compras.
El modelo da la evaluación para cada categoría de compras y la suma total del
tiempo y personal requerido para el departamento.
Lo que sigue es una prueba piloto
que se estará llevando a cabo próximamente en un grupo de empresas que se han
ofrecido a probar el modelo. Si todo funciona como se ha planteado, dentro del
primer semestre de este año el modelo estará listo para ser liberado a los
miembros de APROCAL. Por supuesto, si alguno de ustedes quiere participar en
esta fase piloto, los recibiremos con mucho gusto. Todo lo que se requiere es
su disponibilidad para dar la información necesaria y dedicarle el tiempo para
su captura. Los diseñadores del modelo estarían disponibles para resolver,
telefónicamente, cualquier duda que pudieran tener en el llenado del modelo.
Este es uno de los proyectos que
APROCAL está iniciando con el propósito de dar a nuestros agremiados un mayor
número de herramientas que les permita facilitar su operación. Si usted tiene
alguna idea de algún otro tipo de instrumento que pudiera desarrollarse para
simplificar la labor de compras, diríjase a nosotros para ver la factibilidad
de diseñar nuevos instrumentos que puedan servir a todos nuestros agremiados.
Comité de diseño del modelo
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